Quanto costa (non) conservare i documenti di studio?

La conservazione a norma dei documenti è un tema sempre più sentito. Se da un lato vi è un obbligo introdotto con la fatturazione elettronica, che ha costretto i professionisti ad interessarsi alla tematica; dall’altro lato i benefici che derivano dalla digitalizzazione di processi e documenti di studio sono sempre più evidenti.

Quali sono questi benefici?

• Risparmio di tempo: tempo di stampa, tempo di fotocopie, tempo di archiviazione, tempo prezioso del professionista o di collaboratori di studio che potrebbero impegnare quel tempo su attività di maggior valore;
• Risparmio di carta e quindi meno costi: carta stampata, fotocopiata e archiviata. Se il documento nasce digitale con la conservazione digitale a norma non serve nemmeno fare una stampa, viceversa se il documento nasce cartaceo dovrò fare una scansione e poi affidarmi alla conservazione sostitutiva, ma l’originale posso comunque restituirlo al cliente;
• Risparmio di spazi fisici: di armadi, di magazzini dove stoccare faldoni di archivi, di folder per l’archiviazione cartacea e quintali di cartelline per i vari fascicoli cliente.

Commercialisti e Consulenti del Lavoro possono dire addio alla carta, ai costi e ai tempi di stampe e fotocopie, addio ad armadi e magazzini acquistati per necessità di spazio fisico di archiviazione: il digitale e la conservazione sostitutiva a norma permettono davvero di cambiare modo di lavorare.

CGN crede fortemente nel valore della digitalizzazione per velocizzare processi manuali, ridurre errori umani e liberare risorse, sia umane sia economiche. A tal proposito i numeri parlano chiaro: già nel 2013 l’Osservatorio Professionisti e Innovazione Digitale del Politecnico di Milano stimava un risparmio netto di 1,33€ a pagina (foglio A4) così calcolato:

• 0,36€ il costo per fotocopiare 1 foglio A4 (mano d’opera + costo carta e toner)
• 0,97€ il costo per archiviare 1 foglio A4 cartaceo (mano d’opera)

Moltiplicando il risparmio unitario per il numero di pagine che mediamente compongono una dichiarazione fiscale o un registro contabile, le cifre aumentano e il valore del risparmio diventa interessante.

Nel caso della conservazione digitale di libri e registri contabili, inoltre, dobbiamo aggiungere anche il costo minore in termini di marche da bollo (mano d’opera e minor numero di marche da bollo utilizzate).

Un esempio pratico:

1.000 pagine di libro giornale = 1.000 X 1,33€ = 1.330€ risparmiati,

a cui aggiungere le marche da bollo e cioè 100 marche da bollo da apporre a mano (1 ogni 100 pagine), il chè significa circa 2 ore uomo risparmiate = 70€ almeno di costo orario

totale: 1.400€ di risparmio netto!

Ciò premesso, dato per assodato che la conservazione digitale conviene, riamane da scegliere il software migliore per la conservazione. Per approfondire tutti i vantaggi della proposta CGN, clicca qui.